Un acta de reunión es un documento formal que deja constancia escrita de lo ocurrido durante una reunión: quiénes participaron, qué se trató, qué decisiones se tomaron y qué compromisos quedaron definidos.
Saber qué debe llevar un acta de reunión es fundamental para evitar errores, malentendidos y problemas administrativos o legales en el futuro.
En esta guía te explicamos paso a paso los elementos que debe contener un acta de reunión bien elaborada, con ejemplos claros y recomendaciones prácticas.
¿Qué es un acta de reunión?
Un acta de reunión es un documento oficial que registra de manera objetiva y ordenada:
- Los datos básicos de la reunión
- Los temas tratados
- Las decisiones tomadas
- Los compromisos adquiridos
Su función principal es dejar evidencia formal de lo acordado y servir como referencia futura para los participantes y la organización.
👉 Si quieres profundizar más, puedes revisar nuestra guía completa sobre el
acta de reunión.
¿Para qué sirve un acta de reunión?
Un acta de reunión sirve para:
- Dejar constancia formal de acuerdos
- Evitar confusiones o interpretaciones distintas
- Dar seguimiento a tareas y compromisos
- Respaldar decisiones administrativas
- Cumplir requisitos legales o internos
Por eso es clave que esté bien estructurada y contenga toda la información necesaria.
¿Qué debe llevar un acta de reunión? (estructura obligatoria)
A continuación te mostramos los elementos esenciales que debe incluir cualquier acta de reunión, sin importar el tipo de organización.
1. Encabezado del acta
El encabezado identifica el documento y permite ubicarlo fácilmente.
Debe incluir:
- Título del documento (Acta de Reunión)
- Número de acta (si aplica)
- Nombre de la organización o área
Ejemplo:
ACTA DE REUNIÓN No. 03
Departamento Administrativo – FormatosPro
2. Fecha, hora y lugar de la reunión
Estos datos son obligatorios y deben ser precisos.
Incluye:
- Fecha completa (día, mes y año)
- Hora de inicio y finalización
- Lugar de la reunión (físico o virtual)
Ejemplo:
Fecha: 15 de enero de 2026
Hora: 9:00 a.m. – 10:30 a.m.
Lugar: Sala de juntas / Google Meet
3. Lista de asistentes
Se debe registrar quiénes participaron en la reunión.
Incluye:
- Nombre completo
- Cargo o rol (opcional pero recomendado)
Ejemplo:
- Juan Pérez – Coordinador Administrativo
- Laura Gómez – Analista Financiera
- Carlos Ruiz – Asistente de Proyectos
👉 Si hubo ausentes, también pueden registrarse.
4. Objetivo de la reunión
Este punto resume brevemente el propósito principal del encuentro.
Ejemplo:
Objetivo: Revisar el avance del proyecto y definir los próximos entregables.
5. Orden del día
El orden del día enumera los temas que se trataron durante la reunión.
Debe presentarse de forma clara y numerada.
Ejemplo:
- Revisión de compromisos anteriores
- Estado actual del proyecto
- Definición de nuevas tareas
- Varios
6. Desarrollo de la reunión
Este es el cuerpo principal del acta.
Aquí se describen de manera objetiva y resumida los puntos tratados, sin opiniones personales ni transcripciones literales.
Recomendaciones:
- Usa un lenguaje claro y neutral
- Resume lo esencial
- Evita interpretaciones subjetivas
Ejemplo:
Se revisaron los avances del proyecto, evidenciando un cumplimiento del 80% del cronograma establecido. Se discutieron ajustes menores en los plazos de entrega.
7. Acuerdos y compromisos
Este es uno de los apartados más importantes del acta.
Debe incluir:
- Qué se acordó
- Quién es responsable
- Fecha de cumplimiento
Ejemplo:
| Acuerdo | Responsable | Fecha |
|---|---|---|
| Entregar informe final | Laura Gómez | 30/01/2026 |
| Ajustar cronograma | Juan Pérez | 20/01/2026 |
👉 Puedes ampliar este tema en nuestra guía de
minuta de acuerdos y compromisos.
8. Próxima reunión (opcional)
Si se definió una nueva reunión, es recomendable dejarla registrada.
Ejemplo:
Próxima reunión: 5 de febrero de 2026 a las 9:00 a.m.
9. Cierre de la reunión
Se indica la hora de finalización.
Ejemplo:
La reunión se dio por finalizada a las 10:30 a.m.
10. Firmas
Las firmas validan el acta como documento oficial.
Generalmente incluyen:
- Nombre y firma del responsable de elaborar el acta
- Nombre y firma del presidente o coordinador de la reunión
Errores comunes al redactar un acta de reunión
Evita estos errores frecuentes:
- Omitir acuerdos o responsables
- Usar lenguaje subjetivo
- No registrar fechas ni horas
- No firmar el documento
- Redactar el acta varios días después
¿Acta o minuta? ¿Cuál usar?
Muchas personas confunden ambos documentos.
- Acta: documento formal y oficial
- Minuta: resumen más breve e informal
Puedes ver la diferencia completa en
diferencia entre acta y minuta de reunión.
¿Cómo hacer un acta de reunión más rápido?
La forma más sencilla es usar un formato estructurado o una herramienta automática.
👉 En FormatosPro puedes crear tu documento en minutos usando nuestro
Generador de acta de reunión, editable y listo para descargar.
Conclusión
Saber qué debe llevar un acta de reunión te permite crear documentos claros, profesionales y útiles para cualquier organización.
Una buena acta:
- Resume lo importante
- Deja evidencia de decisiones
- Facilita el seguimiento de compromisos
Si quieres ahorrar tiempo y evitar errores, usa un formato correcto o una herramienta especializada.
Preguntas frecuentes
¿Qué información no puede faltar en un acta de reunión?
La fecha, asistentes, temas tratados, acuerdos y firmas.
¿Quién debe redactar el acta de reunión?
Normalmente un secretario, asistente administrativo o la persona designada por el grupo.
¿El acta de reunión es un documento legal?
Puede tener validez legal dependiendo del contexto y de las firmas que incluya.
