Imagina esta situación: necesitas comunicar un cambio interno en los horarios de trabajo. No es un correo informal, pero tampoco quieres redactar una carta extensa. Requieres un documento claro, breve y formal que deje constancia del mensaje. En ese momento, buscar un ejemplo de memorando se vuelve casi inevitable.
El problema es que muchas personas no saben exactamente cómo estructurarlo. Confunden el memorando con una carta formal, lo redactan como un simple correo electrónico o, peor aún, omiten elementos esenciales como el asunto o la fecha. El resultado: documentos poco claros, difíciles de archivar y con escasa formalidad administrativa.
En este artículo encontrarás una guía completa para redactar un memorando correctamente, conocerás sus elementos esenciales, verás un modelo práctico aplicado a una situación real y aprenderás cuáles son los errores más frecuentes al elaborarlo. Si necesitas hacerlo hoy mismo, aquí tienes todo lo necesario para que quede profesional y bien estructurado.
¿Qué es un memorando y para qué sirve?
Un memorando es un documento escrito de uso interno que se emplea para comunicar información breve, concreta y formal dentro de una organización. Según la definición de la Real Academia Española, el término proviene de “memorándum”, que alude a algo que debe recordarse. Esa idea resume perfectamente su finalidad: dejar constancia de una comunicación relevante.
Se utiliza principalmente en contextos empresariales, administrativos y académicos. Por ejemplo:
- Comunicar instrucciones internas.
- Informar sobre cambios de políticas.
- Solicitar acciones específicas.
- Dejar constancia de advertencias o llamados de atención.
A diferencia de una carta formal, el memorando no suele dirigirse a personas externas a la organización. Tampoco es tan detallado como un informe. Su naturaleza es práctica y directa.
En el ámbito empresarial, el memorando interno de trabajo cumple una función documental importante: permite registrar comunicaciones que pueden ser necesarias para auditorías, procesos disciplinarios o control administrativo.
Aunque no siempre tiene la misma formalidad jurídica que un contrato, sí puede adquirir valor probatorio si demuestra que una comunicación fue emitida de manera oficial dentro de la empresa.
Elementos que debe incluir un memorando
Un buen modelo de memorando empresarial mantiene una estructura clara y constante. Estos son los elementos fundamentales que no deben faltar.
1. Encabezado institucional
Incluye el nombre de la empresa u organización. Puede ir acompañado del logotipo y datos básicos como dirección o departamento. Este elemento identifica el origen del documento y le da formalidad.
Ejemplo:
Soluciones Torres S.A.
Departamento de Recursos Humanos
2. Fecha
Debe indicarse con claridad el día en que se emite el memorando. Es clave para efectos administrativos y de archivo.
Ejemplo:
15 de marzo de 2026
La fecha permite ubicar el contexto temporal de la comunicación y evita confusiones posteriores.
3. Destinatario
Se especifica la persona o el área a quien va dirigido. Puede incluir el cargo para mayor precisión.
Ejemplo:
Para: Laura Méndez, Coordinadora de Logística
Esto evita ambigüedades y facilita la trazabilidad documental.
4. Asunto
Es una línea breve que resume el motivo del memorando. Debe ser clara y concreta.
Ejemplo:
Asunto: Actualización del horario de ingreso
El asunto permite entender el contenido antes de leer el cuerpo del documento. En la gestión documental, esta línea es fundamental para clasificar y archivar.
5. Cuerpo del mensaje
Es la parte central. Aquí se expone la información de manera clara, directa y estructurada en uno o dos párrafos breves.
Ejemplo de redacción:
Por medio del presente se informa que, a partir del próximo lunes, el horario de ingreso del personal administrativo será a las 8:30 a.m. Esta medida responde a ajustes operativos internos.
El lenguaje debe ser formal, objetivo y preciso.
6. Firma y cargo
Debe incluir el nombre y cargo de quien emite el memorando. En algunos casos también se añade la firma manuscrita o digital.
Ejemplo:
Carlos Torres
Gerente General
Esto otorga legitimidad al documento y deja claro quién asume la responsabilidad de la comunicación.
Cómo redactarlo paso a paso
A continuación, verás cómo hacer un memorando correctamente, siguiendo un proceso claro y práctico.
Paso 1: Define el objetivo
Antes de escribir, pregúntate: ¿qué quiero comunicar exactamente? El memorando no es para debates extensos ni explicaciones largas. Su propósito debe estar claramente delimitado.
Ejemplo de enfoque correcto:
“Comunicar cambio de horario” es concreto.
“Hablar sobre algunos temas administrativos” es ambiguo.
Paso 2: Identifica al destinatario
Determina si va dirigido a una persona específica o a un grupo (por ejemplo, “Personal del área contable”). Esto influye en el tono y el nivel de detalle.
Ejemplo de inicio:
Para: Equipo de Ventas
Paso 3: Redacta el asunto de forma precisa
El asunto debe resumir el contenido en una frase breve. Evita títulos genéricos como “Información importante”.
Ejemplo adecuado:
Asunto: Recordatorio sobre entrega de informes trimestrales
Esto facilita que el documento sea localizado posteriormente.
Paso 4: Escribe el cuerpo con claridad y brevedad
Usa párrafos cortos. Evita rodeos y frases innecesarias. El lenguaje debe ser formal pero sencillo.
Ejemplo:
Se solicita que los informes correspondientes al primer trimestre sean entregados antes del día 30 del presente mes. La entrega fuera de plazo afectará la programación de auditoría interna.
Observa que el mensaje es directo, específico y accionable.
Paso 5: Revisa tono y coherencia
Un memorando no es un mensaje emocional. Incluso cuando comunica una advertencia, debe mantener objetividad.
Evita frases como:
“Estoy molesto porque no han cumplido…”
Prefiere:
Se ha detectado incumplimiento en la entrega de reportes, por lo que se solicita regularizar la situación de inmediato.
Paso 6: Firma y valida
Incluye nombre completo y cargo. Si la empresa lo requiere, registra el memorando en el sistema interno.
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Ejemplo práctico real
A continuación, un ejemplo de memorando empresarial aplicado a una situación concreta. Entre paréntesis se indica el elemento correspondiente.
Soluciones Torres S.A.
Departamento de Recursos Humanos (Encabezado)
15 de marzo de 2026 (Fecha)
Para: Laura Méndez, Coordinadora de Logística (Destinatario)
Asunto: Actualización de procedimiento de inventario (Asunto)
Por medio del presente se informa que, a partir del próximo lunes, el proceso de registro de inventario deberá realizarse exclusivamente a través del nuevo sistema digital implementado por el área de tecnología. (Cuerpo)
Se solicita al equipo de logística completar la capacitación correspondiente antes del viernes de esta semana para garantizar una transición adecuada. (Cuerpo)
Carlos Torres
Gerente General (Firma y cargo)
Este ejemplo muestra cómo cada elemento cumple una función específica y mantiene la claridad del mensaje.
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Errores frecuentes al redactar un memorando
1. Omitir el asunto
Sin asunto, el documento pierde claridad y dificulta su archivo. Siempre incluye una línea que resuma el motivo.
2. Usar lenguaje demasiado informal
Frases coloquiales restan formalidad. Aunque el tono no sea excesivamente rígido, debe mantenerse profesional.
3. Escribir textos demasiado extensos
El memorando no es un informe. Si el contenido supera varias páginas, probablemente estés usando el formato incorrecto.
4. No incluir fecha
Sin fecha, el documento pierde valor administrativo. Es un error frecuente que puede generar problemas de interpretación posterior.
5. No firmarlo correctamente
Un memorando sin firma o sin identificación del cargo pierde legitimidad.
6. Redactar con ambigüedad
Expresiones como “lo antes posible” pueden generar confusión. Es mejor indicar fechas concretas.
Preguntas frecuentes — FAQ
¿Cómo hacer un memorando correctamente?
Debes incluir encabezado institucional, fecha, destinatario, asunto, cuerpo del mensaje y firma. El texto debe ser breve, claro y formal. Define primero el objetivo y evita información irrelevante.
¿Cuál es la estructura de un memorando?
La estructura básica incluye: nombre de la organización, fecha, destinatario, asunto, cuerpo y firma. Algunos formatos también incorporan número de referencia o código interno.
¿Qué debe llevar un memorando interno?
Debe identificar claramente quién lo emite, a quién va dirigido y cuál es el motivo. Además, el mensaje debe ser concreto y dejar constancia formal de la comunicación.
¿Ejemplo de memorando empresarial?
Un ejemplo típico es un memorando que comunica un cambio de horario o solicita la entrega de informes. Incluye asunto específico y firma del responsable del área.
¿Un memorando tiene validez legal?
uede tener valor probatorio dentro de la empresa si demuestra que una comunicación fue realizada formalmente. Sin embargo, su alcance jurídico depende de la normativa laboral y del contexto del país.
Conclusión
Dominar la redacción de un ejemplo de memorando te permite comunicar decisiones internas con claridad, formalidad y respaldo documental. No se trata solo de escribir un mensaje, sino de estructurarlo correctamente para que cumpla una función administrativa real.
Si aplicas los pasos explicados —definir objetivo, estructurar bien cada elemento y mantener un lenguaje claro— podrás elaborar memorandos profesionales en pocos minutos. Y si deseas optimizar aún más el proceso, puedes apoyarte en el formato editable disponible en FormatosPro para asegurar una estructura correcta desde el inicio.
Aviso: El contenido de este artículo es informativo y educativo. FormatosPro no ofrece asesoría legal, fiscal ni administrativa personalizada. Los formatos, ejemplos y guías publicados en este sitio son modelos de referencia general. Para situaciones legales o contractuales específicas, consulta con un profesional habilitado.
Referencias
- Real Academia Española. “Memorándum.” Diccionario de la lengua española. https://www.rae.es
- Ministerio de Trabajo y Economía Social (España). “Documentación laboral y comunicaciones internas.” https://www.mites.gob.es
- ISO. “ISO 15489-1: Information and documentation — Records management.” Organización Internacional de Normalización.
- Robbins, Stephen P. & Coulter, Mary. Administración. Pearson Educación.
